Cueworks Report

音声でキューを出して、
テキストで受け取る。複数拠点の情報が手軽に集約できるから、
進行管理がスムーズに。

音声でキューを出して、テキストで受け取る。
複数拠点の情報が手軽に集約できるから、
進行管理がスムーズに。

BranCo!
岩佐 数音 統括プロデューサー

BranCo!とはどのようなイベントですか?

BranCo!は「ブランドデザインコンテスト」の略で、2012年から東京大学で開催されている学生コンテストです。元は広告代理店である博報堂の社員が東京大学でブランディングの授業をやってたんですが、「東大生以外も参加したい」というリクエストがあって、全国の大学生が参加できるようにしたのがこのイベントです。主催は東京大学と博報堂のブランドイノベーションデザイン局。後援が朝日新聞社で、協力がキャリア大学と博報堂プロダクツですね。

かなり大規模なイベントですね。

そうですね。まずはコンテストのテーマを発表する会場があり、その先に第一次予選・第二次予選・決勝戦があります。一次予選の時に168チームいて、そこから24チームに絞り込み、さらに二次予選で4チームに絞ります。最後に残ったチームがプレゼンをして優勝者を決めるというものになってます。

現場はプロのイベントスタッフと学生ボランティアで運営されていたとか。
どんな人数配分でしたか?

今年は、説明会は400人以上の参加があり、一次予選は各チーム4人で、だいたい600人以上は来ていましたね。それに対して博報堂のメンバーが10人程度で、学生スタッフは多くて20〜30人です。参加人数が多いコンテストなので、プレゼンをちゃんと見ないといけないとなると128チームを8つの会場に分けて、1日で20チーム見ないといけないので、人数が必要になってきます。各会場に必ずスタッフがいるということが人数的にできないので、予めマニュアルを作成して前日に下見することで、学生が当日現場でのオペレーションを回せるようにしています。とはいえ学生はイベント運営の経験がない人がほとんどなので、頻繁に質問が上がってきます。

コンテストの会場が8つですか、進行管理が大変そうです。

まず受付が大変です。混雑する中で、チームのメンバーが全員揃わず待っていたりするので、混乱します。次に大変なのが進行管理。来ないチームや遅刻するチームがいて、状況に応じて順番を入れ替える必要があります。コンテストの公平性を期すために各会場での進捗を合わせているんです。休憩時間がずれたりするとうるさくなって、ほかの会場のプレゼンを邪魔したりすることになるので、できるだけ質疑応答の時間をほぼ一緒になるように工夫をしてます。だから遅刻や欠席があると大変です。

各会場の進捗はどのように管理しているのですか?

キューワークスとエクセルで管理しています。各会場の審査開始と終了時間を入力して遅れがわかるような管理表を事前に作っておき、審査が始まったら進捗状況についてキューを投げます。各部屋の担当スタッフから開始や終了の状況を伝えるコメントが返ってきたら、エクセルに入力します。審査の段階に応じてスレッド的な使い方をしたので、情報が集約しやすかったのは良かったです。

進行管理にトランシーバーは使わなかったのですか?

緊急の場合は予備のトランシーバーを使うことはあったんですけど、キューワークスは文字に残しておけるのですごく良かったです。文字にして共有できると自分が何か違うタスクをしているときにあとでやらなきゃいけないことを思い出せたり、To-Doリストのように使うことができます。それに運営面でみたらやはりトランシーバーは高いので、スマホさえ持ってればアカウント付与できるのは便利ですね。学生はほとんどスマホ持ってるので本当にありがたかったです。トランシーバーに比べて普段使っているスマホの方が圧倒的に慣れるのが早いと感じました。

チャットやスタンプなどは普段から使い慣れていますよね。

じつは準備段階から、学生にキューワークスのアカウントを付与してやり取りをしていたので、スタンプなど気軽なコミュニケーションで良い関係性が保てていました。キューを送った側からするとスタンプやコメントでリアクションをしてくれることが嬉しくて、本当に気持ち良く仕事ができますね。

他に良かったところはありますか?

声でキューを出せるところがよかったです。当日はほぼ音声で入力していました。その場にいる人とも会話しなくちゃいけないし、他のことも考えなくちゃいけない。歩きながら文字入力ができるので助かりました。イベントの現場は歩きながらコミュニケーションすることが多く、自分でもテキストを打つのが大変だと思ったので、上の世代の人はもっと大変だと思います。

逆に、直して欲しいところはありますか?

難しいなと思ったのは、完了とアーカイブ(一時保存)の違いです。キューを完了させたいのか、一時的にリストから消したいのか、使っている人によって揺れている感じがありました。最初にチュートリアルがあると良かったかもしれません。
あとこれは反省ですが、学生側からキューを出しづらかったかもしれません。社員と学生という関係があったので遠慮しちゃったのかもしれないし、僕がたくさんキューを出すので上の人がキューを出すものだと無意識に思っちゃったのかもしれないですが、個人でメッセージがくることが何回かありました。フラットなコミュニケーションができることがキューワークスの強みだと思うので、学生の自主性を引き出せるように使い方を工夫していきたいと思います。

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